Processos: requisito só quando se aplica, justificativa e troca de arquivo com histórico

Nem todo cliente precisa entregar os mesmos documentos: numa compra de imóvel, quem é solteiro não tem certidão do cônjuge, e quem compra à vista não passa pela análise de crédito. Agora cada requisito pode valer só quando faz sentido, o que não existe pode ser justificado em vez de travar a etapa, e todo arquivo do processo fica guardado com a história de quem o enviou ou trocou.

Etapa 1 — Abra os requisitos da etapa

Em Config › Cadastros › Processos, abra o modelo, clique na etapa e vá à aba Requisitos.

Etapa 2 — Exija um requisito só em alguns casos

No requisito, clique em Exigir só quando… e monte a condição com os dados do cliente ou do processo — as mesmas condições dos caminhos. Use o operador é um destes para marcar várias opções de uma vez, por exemplo: a certidão do cônjuge só quando o estado civil é um destes: casado(a), união estável. Com mais de uma condição, todas precisam valer. Fora delas o requisito não se aplica àquele cliente: aparece apagado na etapa e não impede de concluí-la.

Etapa 3 — Aceite uma justificativa no lugar do arquivo

Num requisito de documento (ou de um campo de anexo do processo), marque Permitir justificativa. Na tela do processo, o requisito passa a mostrar Anexar e Justificar lado a lado: quem conduz a etapa anexa o arquivo ou escreve por que ele não existe e clica em Salvar justificativa — um dos dois é obrigatório. A justificativa fica registrada no histórico, pode ser editada ou retirada com Retirar justificativa, e se o arquivo chegar depois ele passa a ser a resposta.

Etapa 4 — Veja, baixe ou troque um arquivo de requisito

Cada arquivo anexado a um requisito tem o olho para ver, o botão de baixar e, com a etapa aberta, Trocar. Ao trocar, escolha o Novo arquivo e, se quiser, escreva o Motivo da troca (opcional). O original não se perde: ele fica em versões anteriores, logo abaixo do arquivo, com quem trocou, quando e o motivo, e na aba Histórico do processo, com os botões Ver original e Ver novo.

Etapa 5 — Guarde o que não pertence a um requisito em Anexos gerais

Todo processo tem a aba Anexos gerais: clique em Anexar arquivos e envie quantos quiser — fotos, e-mails, comprovantes avulsos —, sem precisar de um requisito que os peça. Cada anexo pode ser visto, baixado e removido, e a remoção fica registrada no histórico.

Etapa 6 — Deixe o lembrete recorrente sem prazo para acabar

Na aba Automações da etapa, no gatilho Lembrete recorrente, o intervalo agora vai até 90 dias. Marque Ilimitado (enquanto o processo estiver nesta etapa) para o lembrete continuar saindo sem limite de vezes. Ele para sozinho quando a etapa é concluída.

Bom saber

As mudanças no modelo passam a valer depois de Publicar. Quem já está no meio do caminho continua na versão em que começou.
Na aba Anexos gerais, gestores e o responsável pelo processo podem remover qualquer anexo; os demais removem só o que eles mesmos enviaram.