Automações de Comunicação: a mensagem que sai sozinha no contrato e na cobrança

Parcela que vence daqui a cinco dias, pagamento que acabou de entrar, contrato recém-assinado: são momentos em que o cliente sempre recebe a mesma mensagem, com o nome dele, o número do contrato e o valor. Em Automações de Comunicação você escreve essa mensagem uma vez e diz quando ela sai.

São duas peças:

• o modelo é o texto, de WhatsApp ou de e-mail, com variáveis no lugar dos dados de cada cliente;
• a regra liga um evento do contrato a um modelo. Sem regra nenhuma, nada é enviado sozinho.

Passo a passo

Passo 1 — Abra as Automações de Comunicação

Entre no módulo Config. No menu lateral, abra Cadastros e, no grupo Comunicação, clique em Automações de Comunicação.

Os botões Regras e Modelos trocam a lista e mostram quantos itens cada uma tem. A busca procura pelo nome e pelo texto, e Ativos, Inativos e Todos separam o que está em uso. O botão do alto muda junto com a lista: Nova regra ou Novo modelo.

Em cada modelo, o lápis abre a edição e o ⋯ traz Inativar.

Passo 2 — Escreva o modelo

Em Modelos, clique em Novo modelo.

• Nome — como o modelo aparece na lista e na hora de montar a regra.
• Canal — WhatsApp ou E-mail. No WhatsApp você escreve a Mensagem; no e-mail, o Assunto e o Corpo (HTML).
• Variáveis — clique numa delas para inseri-la no texto. Na hora do envio, cada variável vira o dado daquele cliente:

Clique em Salvar. Cancelar fecha sem gravar.

Passo 3 — Monte a regra

Em Regras, clique em Nova regra.

Nome — o que a regra faz, como "Lembrete de aluguel a vencer".

Quando (evento) — o momento em que a mensagem sai:

Nos eventos por data, o campo Dias é obrigatório.

WhatsApp — escolha o Modelo entre os seus modelos de WhatsApp e o Número remetente: o Número padrão da org ou um número específico. Para não mandar por WhatsApp, deixe em Não enviar por WhatsApp.

E-mail — o mesmo para o e-mail: o Modelo entre os seus modelos de e-mail e a Caixa remetente (a Caixa padrão da org ou outra caixa). Para não mandar por e-mail, deixe em Não enviar por e-mail.

A regra precisa de pelo menos um dos dois: um modelo de WhatsApp, um de e-mail ou ambos.

Destinatário — Contato principal do cliente ou Telefone secundário (fallback principal).

Clique em Salvar. Cancelar fecha sem gravar.

Resultado

O texto fica escrito uma vez, no modelo, e cada regra diz em que momento do contrato ele sai, por qual canal e de qual número ou caixa. O mesmo modelo serve a quantas regras você quiser.

Dúvidas comuns

"Criei o modelo e nada foi enviado." O modelo é só o texto. Quem envia é a regra: sem ela, nenhuma mensagem sai sozinha.

"O modelo que eu quero não aparece na regra." O bloco WhatsApp da regra lista só os modelos de WhatsApp, e o bloco E-mail, só os de e-mail. Confira o Canal do modelo.

"A regra não salva." Confira se ela tem nome, se tem pelo menos um modelo escolhido e, nos eventos por data (Contrato a vencer, Parcela a vencer e Parcela vencida), se o campo Dias está preenchido.

"Quero parar de usar um modelo sem apagá-lo." No ⋯ do modelo, clique em Inativar. A lista separa os modelos em Ativos e Inativos.

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