Banco de Arquivos: os arquivos da empresa e os que a IA pode enviar

O Banco de Arquivos reúne num lugar só os arquivos que passam pelos atendimentos, os dos contratos e os que a equipe sobe à mão. É também daqui que saem os arquivos que o agente de IA pode consultar e enviar ao cliente: cada um é liberado à parte, no botão ✨ da linha.

Passo a passo

Passo 1 — Abra o Banco de Arquivos

Entre no módulo Gerencial e clique em Banco de Arquivos no menu lateral.

Armazenamento — quanto do espaço já foi usado. No exemplo, 42 KB de 50 GB.
Cada linha mostra o nome do arquivo, a origem, a direção, o tamanho, quem enviou e quando. O selo IA aparece nos arquivos liberados para o agente (passo 5).
O ícone do arquivo, à esquerda, abre o arquivo numa janela, sem baixar. À direita ficam os botões de compartilhar (passo 4), o ✨ (passo 5), baixar e excluir.
A lista vem agrupada por data. Em Agrupar, troque por cliente, número ou tipo.

Passo 2 — Envie um arquivo

Clique em Enviar arquivo e escolha o arquivo no computador. Ele entra na lista assim que termina de subir, com a origem Manual e a direção Interno. No exemplo, uma tabela de preços em PDF.

Um arquivo novo começa fora do atendimento, com o compartilhamento em Somente eu, e sem liberação para a IA. Os passos 4 e 5 mudam isso.

Passo 3 — Encontre o arquivo que você procura

Os filtros ficam acima da lista:

Busca — pelo nome do arquivo.
Origem — atendimento (todos, WhatsApp ou E-mail), upload manual, contrato, cliente ou lead.
Tipo — imagem, documento, áudio, vídeo ou outro.
Direção — enviados, recebidos ou internos.
Responsável — a pessoa da equipe.
Uso pela IA — os liberados ou os não liberados para a IA.
Compartilhamento — disponíveis no atendimento, fora do atendimento, todos os atendentes, por departamento, atendentes específicos ou somente eu.
Período — as duas datas, cada uma com o seu calendário.

Ao lado de Visões, no alto, fica o botão Salvar visão. Enquanto nenhuma foi salva, a linha diz "nenhuma salva ainda".

Para agir em vários arquivos de uma vez, marque as caixas da esquerda: a barra da lista mostra quantos estão selecionados e os botões Baixar (zip), Excluir e Limpar.

Passo 4 — Decida quem usa o arquivo nos atendimentos

Clique no botão de compartilhar da linha. A janela Compartilhar arquivo abre.

Disponível para uso no atendimento — liga o arquivo na biblioteca das conversas. Desligado, ele continua no Banco de Arquivos e apenas não aparece ali.
Quem poderá utilizar este arquivo nos atendimentos? — Somente eu, Atendentes específicos, Departamento ou Todos os atendentes. Em Atendentes específicos e Departamento, a lista para marcar aparece logo abaixo, e é preciso marcar pelo menos um para salvar.

A própria janela avisa: o compartilhamento fica salvo, mas só passa a valer com Disponível para uso no atendimento ligado. Confira e clique em Salvar compartilhamento.

Passo 5 — Libere o arquivo para a IA

Clique no ✨ da linha. O painel Uso pela IA abre na lateral.

Permitir utilização pela IA e Chatbot — com a caixa marcada, o arquivo pode ser consultado ou enviado automaticamente pelo agente de IA e pelo Chatbot durante os atendimentos.
Descrição — ajuda a IA a escolher o arquivo certo quando houver mais de um candidato.
Etiquetas — palavras que descrevem o arquivo. Digite cada uma e tecle Enter.

Clique em Salvar. A linha ganha o selo IA, e o ✨ fica aceso. A liberação é sempre assim, arquivo por arquivo.

Passo 6 — Confira o que a IA recebe

No Studio de IA, em Conhecimento › Banco de Arquivos, está a mesma tela, mas só com os arquivos liberados para a IA.

Documento de texto (PDF, Word, Excel) liberado também tem o conteúdo indexado na Base de Conhecimento, que é o que a IA lê antes de responder. No exemplo, o texto do PDF virou um documento da base, com a origem Banco de Arquivos:

Foto e vídeo não têm texto para indexar, e a IA os usa só para enviar.

Para tirar o arquivo da IA, abra o ✨, desmarque Permitir utilização pela IA e Chatbot e salve. No exemplo, ele saiu da lista do Studio, e o texto dele saiu da Base de Conhecimento.

Resultado

Os arquivos da empresa ficam num lugar só, cada um disponível para quem você escolheu, e o agente de IA recebe só os que você liberou.

Dúvidas comuns

"Liberei o arquivo, mas a IA não envia." Além do ✨ no arquivo, os poderes Buscar material no Banco de Arquivos e Enviar arquivo ao cliente precisam estar ligados no agente: o de busca encontra o arquivo, e o de envio o anexa. Veja Poderes & Ferramentas.

"O arquivo não aparece na biblioteca da conversa." Abra o compartilhamento do arquivo: Disponível para uso no atendimento precisa estar ligado, e a pessoa que atende precisa estar entre as escolhidas em Quem poderá utilizar.

"A lista do Banco de Arquivos do Studio está vazia." Ela mostra só os arquivos liberados para a IA. Libere no ✨ de cada arquivo, no Banco de Arquivos do Gerencial.

"Como tiro da Base de Conhecimento o texto de um PDF?" Desligue o ✨ do arquivo no Banco de Arquivos: no exemplo, o texto saiu da base junto.