Documentos do cliente: a ficha mostra o que falta e ajuda a pedir
Defina quais documentos sua empresa exige, com uma lista por status do cliente, e veja na ficha o que já chegou e o que falta. Cada documento aceita vários arquivos, e dá para baixar tudo de uma vez.
Agora a ficha do cliente responde de cara a pergunta de toda implantação: falta algum documento deste cliente? Você diz o que sua empresa exige, e a aba Documentos mostra quantos obrigatórios já chegaram, quais estão pendentes e oferece o atalho para pedir ao cliente.
Etapa 1 — Cadastre os documentos que sua empresa pede
Em Config › Cadastros › Documentos, cadastre os documentos com que você trabalha (CPF, CNH, comprovante de residência, contrato social…). Se o documento tem número, marque Este documento tem um número. O número continua opcional para quem só tiver a foto.
Etapa 2 — Diga o que é exigido
Em Config › Cadastros › Documentos Esperados, use Adicionar documento para montar a lista e ligue Obrigatório nos que não podem faltar. Os obrigatórios entram na conta de documentação completa de todos os clientes, inclusive os antigos, e a tela avisa isso antes de você confirmar.
Etapa 3 — Crie uma lista por status, se precisar
Na mesma tela, clique em Lista por status, escolha o status e clique em Criar. A lista desse status substitui a padrão para quem estiver nele. Exemplo: clientes pessoa física não precisam de CNPJ nem de contrato social. A lista nova pode começar como cópia da padrão, e você acrescenta ou remove o que quiser. As abas no topo mostram qual lista você está editando.
Etapa 4 — Veja a situação na ficha do cliente
Em Vendas › Clientes, abra um cliente. O nome da aba Documentos já mostra quantos obrigatórios chegaram, por exemplo "Documentos (1/3)". Lá dentro aparece Documentação completa ou Documentação pendente, com a lista separada em Documentos obrigatórios e Documentos adicionais. Quando o cliente segue a lista de um status, a aba diz qual é.
Etapa 5 — Envie ou peça o que falta
Na linha de um documento pendente, clique em Enviar para anexar você mesmo. Para o próprio cliente mandar, clique em Pedir ao cliente e gere o link do cadastro: pelo link ele vê e envia exatamente o que falta.
Etapa 6 — Vários arquivos no mesmo documento
Clique no ícone de olho na linha do documento para ver os arquivos dele. Ali você baixa ou remove cada um e usa Adicionar arquivos para somar outros, como frente e verso do RG. O envio começa assim que você escolhe os arquivos, com uma barra de progresso na tela.
Etapa 7 — Baixe tudo de uma vez
No topo da aba, Baixar todos junta todos os arquivos do cliente em um único arquivo .zip. Dentro de um documento, Baixar todos faz o mesmo só com os arquivos dele.
Bom saber
- O que o cliente envia pelo link aparece na ficha como Enviado pelo cliente.
- Tirar um documento da lista de exigidos não apaga nada: o que já foi enviado continua na ficha.
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