Gatilhos: quando um dado adicional muda, o sistema age sozinho

Tem informação que, quando muda, sempre pede o mesmo passo seguinte: a análise de crédito saiu, o status do cliente precisa acompanhar; o tipo de contrato foi definido, alguém precisa ser avisado. Com os Gatilhos você escreve essa regra uma vez e o Prospectou cumpre sozinho.

Etapa 1 — Abra os Gatilhos

Vá em Configurações › Cadastros › Dados Customizados › Gatilhos e clique em Novo gatilho. Dê um nome que diga o que a regra faz, como "Crédito aprovado".

Etapa 2 — Diga quando ele dispara

No bloco Quando, escolha se o campo é de Cliente ou de Contato, depois o Dado Adicional que vigia e a condição: mudar para um valor, for preenchido, ficar vazio ou for alterado. Em campos de lista, escolha o valor entre as opções do próprio campo.

Etapa 3 — Diga o que acontece

No bloco Então, clique em Adicionar ação e escolha: Alterar o status do cliente, Alterar o Status CRM do contato, Criar uma tarefa, Avisar no sino, Enviar mensagem no WhatsApp, Iniciar um processo ou Exigir um documento do cliente. Uma regra pode ter várias ações, e elas rodam na ordem da lista. Nos textos, use {{nome}}, {{campo}}, {{valor}} e {{valor_anterior}}.

Etapa 4 — Exija documentos conforme a ficha

Com Exigir um documento do cliente, escolha um documento de Configurações › Cadastros › Documentos — por exemplo, "quando o estado civil mudar para Casado(a), exigir o Documento do Cônjuge". O documento passa a ser obrigatório só para aquele cliente, somado aos Documentos Esperados do status dele: aparece na aba Documentos da ficha com o selo Gatilho e no link compartilhado com o cliente. Se não fizer sentido para um cliente específico, use o ✕ ao lado de Enviar para dispensar.

Etapa 5 — Salve e aplique ao que já existe

Clique em Criar gatilho. Se já houver registros nesse estado (por exemplo, clientes que já estavam com a análise Positiva antes de a regra existir), o Prospectou pergunta se você quer aplicar a regra a eles também, mostrando quantos são. Depois, a mesma opção fica no menu ⋯ da regra, em Aplicar ao que já existe.

Etapa 6 — Confira o que o gatilho fez

Clique em Histórico na linha da regra. Cada execução mostra o cliente ou contato, o valor de antes e o de depois e o resultado de cada ação. Se uma ação não pôde ser feita, o motivo aparece ali.

Bom saber

O gatilho dispara só quando o valor muda. Salvar a ficha de novo com o mesmo valor não repete as ações.
Vale para qualquer mudança do campo: na ficha, pelo link compartilhado, por importação, pela IA ou pela API.
Ao aplicar a regra ao que já existe, só as ações internas rodam (status, tarefa e documento exigido). Mensagem, aviso e processo ficam para as mudanças reais, para ninguém receber um WhatsApp por algo que aconteceu semanas atrás.
A mensagem de WhatsApp respeita o descadastro do contato e a janela de 24 horas do WhatsApp oficial.
Criar e editar gatilhos é feito pelos administradores da organização.